Tanpa disadari, bukan hanya karyawan yang sering melakukan kesalahan dalam one on one meeting. Nyatanya, pegiat HR dan manajer juga kerap keliru ketika menjalankan inisiatif tersebut. Pada dasarnya, one on one meeting adalah pertemuan yang biasanya dilakukan manajer/HR dan karyawan dengan agenda tertentu.
Agenda atau topik yang dibicarakan cukup beragam, umumnya mengenai kualitas kerja, pengembangan karier, serta kesejahteraan karyawan. Meskipun terdengar mudah untuk dilakukan, ada beberapa kesalahan yang seringkali dilakukan oleh para manajer.
Kesalahan ini pun mungkin terlihat sepele. Akan tetapi, jika dibiarkan berlanjut, informasi yang hendak diberikan takkan diterima dengan baik oleh karyawan. Alhasil, segala perkembangan yang perlu dilakukan malah terhambat.
Nah, memangnya, apa saja contoh-contoh kesalahan yang sering dilakukan manajer/HR dalam one on one meeting? Lalu, seperti apa cara terbaik untuk memperbaikinya?
Kesalahan One on One Meeting
1. Terlalu sering melakukan reschedule atau membatalkan meeting
Salah satu kesalahan yang sering dilakukan HR dan manajer dalam one on one meeting adalah terlalu sering reschedule atau membatalkan meeting. Selain karena liburan, keadaan darurat, maupun cuti sakit, sebaiknya kamu tidak membatalkan sesi meeting ini.
Mengapa demikian? Sebab, menurut hasil penelitian Harvard Business Review, hal ini dapat membuat karyawan merasa tidak diprioritaskan. Terlalu sering melakukan rescheduling juga bisa menyulitkan proses perkembangan yang diperlukan kayawan.
2. Hanya membicarakan update pekerjaan
Kesalahan one on one meeting selanjutnya adalah hanya membicarakan update pekerjaan. Sejatinya, 1-on-1 meeting dilakukan supaya manajer dan karyawan bisa memiliki relasi yang baik danberdiskusi dengan lebih lancar.
Apabila kamu lebih sering membicarakan update pekerjaan bawahanmu, karyawan bakal merasa tertekan dan justru merasa segan. Maka dari itu, segera atasi masalah ini dan mulai berdiskusi mengenai perkembangan dan pertumbuhan karyawan agar mereka merasa diperhatikan dan nyaman saat menjalani pertemuan ini.
3. One on one meeting bukan performance review
Kesalahan 1on1 meeting berikutnya yang sering dilakukan HR adalah menganggap performance review dan one on one meeting itu sama. Performance review merupakan sebuah sesi diskusi untuk tujuan jangka panjang serta hasil kerja karyawan.
Di sisi lain, one on one meeting perlu digunakan sebagai sesi coaching dan dukungan kepada karyawan. Melihat perbedaan konsep antara performance review dan one on one meeting, sudah jelas bahwa keduanya memiliki tujuan akhir yang tidak serupa.
4. Tidak membiarkan karyawan berbicara
Kesalahan one one meeting lainnya yang seringkali dilakukan manajer atau HR adalah tidak membiarkan karyawan berbicara. One on one meeting seharusnya diperlakukan sebagai waktu khusus untuk memerhatikan kebutuhan karyawan.
Maka dari itu, utamakan permasalahan karyawan dan buatlah tempat yang membuat mereka nyaman untuk berbagi cerita. Dari cerita para karyawan pun kamu nantinya bisa mempersiapkan inisiatif yang sekiranya bisa menjadi solusi atas permasalahan mereka.
5. Tidak terbuka dengan karyawan
Kesalahan one on one meeting yang terakhir adalah tidak terbuka dengan karyawan. Adanya rasa segan yang dimiliki oleh para karyawan akan menyulitkan mereka untuk mau berbicara dan berdiskusi bersama.
Oleh sebab itu, ciptakanlah ruang yang nyaman sehingga para karyawan bisa merasa nyaman dalam menceritakan perasaan dan kesulitan mereka.
Cara Memperbaiki Kesalahan One on One Meeting
1. Sering memantau kabar karyawan
Salah satu hal yang dapat kamu lakukan untuk memperbaiki hubungan dengan karyawan adalah sering memantau kabar mereka. Memantau kabar ini dapat dilakukan secara langsung, melalui video call, online chat setidaknya seminggu sekali. Kamu juga dapat menyelipkan saran maupun masukan kepada karyawan.
Secara tidak langsung, kamu pun ikut membantu karyawan mu untuk berkembang melalui saran yang mereka terima di setiap minggu.
2. Menggunakan agenda fokus yang fleksibel
Meskipun one on one meeting terkesan formal, menggunakan agenda fokus yang fleksibel akan membuat pertemuan terasa ringan dan lebih bermakna. Topik yang biasa digunakan oleh para manajer dalam one on one meeting adalah permasalahan yang sedang dialami dalam karyawan, serta saran untuk hal yang perlu diperbaiki.
Akan tetapi, kamu bisa tetap lebih fleksibel sehingga suasana pertemuan akan lebih santai dan tidak terlalu serius.
3. Menjadi pendengar yang baik
Supaya one on one meeting yang dilakukan bisa berhasil, seorang manajer harus bisa menjadi pendengar yang baik. Sebab, seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, pertemuan ini merupakan waktu yang digunakan oleh para karyawan untuk berkeluh kesah dan menceritakan diri mereka.
Oleh karena itu, kamu harus mau mendengarkan dan menunjukkan sikap yang mau mendengarkan serta memberikan saran yang sesuai dengan masalah yang diberikan.
4. Memberikan dukungan dan saran konstruktif
One on one meeting merupakan platform yang dapat digunakan oleh para manajer untuk membangun kepercayaan anggota timnya. Daripada memunculkan permasalahan, sebaiknya manajer mencari cara terbaik dalam menyingkirkan permasalahan dan menyediakan sarana agar para karyawan dapat berkembang.
Memberikan dukungan yang tepat serta masukan konstruktif merupakan salah satu cara yang perlu dilakukan oleh para manajer. Selain mendekatkan diri dengan bawahannya, manajer juga dapat membantu mereka untuk berkembang melalui saran-saran yang diberikan.
Itulah beberapa kesalahan serta cara yang dapat dilakukan oleh manajer terhadap karyawannya dalam melakukan one on one meeting. Jangan lupa diterapkan, ya!
