Ketika menerima karyawan, tanggung jawabmu sebagai HR bukan hanya melakukan onboarding. Akan tetapi, proses offboarding juga harus diterapkan. Ya, proses pengakhiran kerja ini biasanya dilakukan jika ada karyawan yang ingin resign.
Ia biasanya menjadi salah satu bagian utama dari proses pengakhiran kerja, yang dimulai dengan tahap exit interview. Mungkin sekarang inisiatif ini telihat sepele dan tak penting. Namun, tanpa disadari penerapannya krusial untuk menjaga hubungan dengan bekas karyawan yang bertalenta.
Nah, dalam artikel berikut ini, GajiGesa akan membahas lebih dalam mengenai serba-serbi proses offboarding yang wajib diketahui HR. Yuk, langsung simak selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Offboarding Karyawan?
Offboarding karyawan adalah langkah formal yang diambil tim HR ketika seorang karyawan akan perusahaan. Tindakan ini dilaksanakan setelah karyawan mengajukan pengunduran diri, terjadi pemutusan hubungan kerja, atau ketika mereka memasuki masa pensiun.
Menurut Blissfully, proses pengakhiran kerja ini terdiri dari tahap transfer pengetahuan, menonaktifkan akses akun dan software, pengambilan kembali peralatan yang diberikan oleh kantor, dan exit interview.
Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan bahwa karyawan yang terlibat tidak lagi memiliki akses pada akun atau informasi perusahaan. Hal ini sangat penting untuk mencegah penyalahgunaan data dan masalah lain yang tidak diinginkan.
Perbedaan Offboarding dan Onboarding Karyawan
Menurut Bamboo HR, offboarding dan onboarding karyawan adalah dua hal yang serupa, tetapi memiliki perbedaan yang signifikan. Onboarding dilakukan pada hari pertama karyawan bekerja di perusahaan untuk memperkenalkannya dengan semua aspek penting kantor sebelum memulai pekerjaan.
Sementara itu, offboarding dilakukan pada hari terakhir sebelum karyawan meninggalkan kantor. Dalam kegiatan ini, perusahaan akan memastikan bahwa prosesnya berjalan dengan baik dan lancar.
Kedua proses tersebut akan melibatkan langkah-langkah yang telah ditentukan oleh perusahaan, dan biasanya dikelola oleh tim HR. Namun, perlu dicatat bahwa proses pengakhiran kerja ini cenderung lebih bersifat tertutup dibandingkan dengan onboarding karyawan.
Mengapa Proses Pengakhiran Kerja Penting untuk Dilakukan?
Proses pengakhiran kerja itu sangat penting, tidak hanya bagi departemen HR perusahaan, tetapi juga bagi karyawan itu sendiri.
Sebelum meninggalkan kantor, proses ini akan membimbing karyawan melalui serangkaian langkah standar agar dapat meninggalkan perusahaan tanpa masalah di masa depan.
Dalam proses tersebut, exit interview merupakan salah satu tahap yang harus kamu lakukan. Sebab, perusahaan akan mendapatkan feedback untuk bisa meningkatkan lingkungan dan sistem bagi karyawan yang bekerja di perusahaan.
5 Alur Proses Offboarding Karyawan
1. Komunikasi
Karyawan yang ingin resign harus memberitahukan manajernya terlebih dahulu. Kemudian, mereka perlu menyertakan surat pengunduran diri dan kamu sebagai HR harus memastikan bahwa karyawan tersebut mengajukannya dengan pemberitahuan sesuai one month notice.
Setelah itu, manajer harus menginformasikan hal ini kepada HR agar dapat diteruskan ke pihak-pihak terkait lainnya.
2. Dokumentasi
Setelah pengunduran diri disetujui, langkah berikutnya dalam proses offboarding karyawan adalah penandatanganan dokumen-dokumen tertentu, seperti surat pengunduran diri, perjanjian nonkompetisi, dan lain-lain.
Hal ini penting agar perusahaan dapat mengeluarkan gaji terakhir karyawan dan memastikan dokumen pajak tertangani dengan baik.
3. Transfer pengetahuan
Penting bagi karyawan yang hendak resign untuk membagikan pengetahuan tentang tugas-tugas sehari-hari mereka dan hal-hal yang masih perlu diselesaikan.
Dengan cara ini, tim lain dapat merencanakan redistribusi tugas. Selain itu, manajer juga dapat mempertimbangkan rencana untuk pengganti karyawan di posisi tersebut.
4. Exit interview
Exit interview adalah kesempatan bagi Anda untuk memberikan masukan jujur tentang perusahaan, rekan kerja, atasan, dan lainnya.
5. Pengambilan kembali aset
Jika ada barang-barang yang karyawan tinggalkan di kantor, saatnya kamu meminta mereka untuk mengambilnya kembali. Sebagai contoh, jika ijazah karyawan masih ditahan oleh perusahaan, pastikan kamu kembalikan.
Selain itu, jika perusahaan telah memberikan peralatan kerja, seperti laptop, pastikan untuk minta mereka mengembalikannya.
sumber: gajigesa
