Mendapatkan suplai bahan baku yang berkualitas dan sesuai standar perusahaan menjadi tantangan tersendiri untuk tim pengadaan. Tidak heran, pemilihan vendor menjadi poin yang tidak dapat dikesampingkan, demi tercapainya standar bahan baku yang diperlukan untuk membuat produk yang diinginkan perusahaan.
Meski demikian tidak sedikit perusahaan yang masih memilih vendor hanya berdasarkan relasi semata. Padahal jika dicermati, banyak strategi dan cara tepat memilih vendor untuk keperluan procurement barang dan jasa.
Kenapa Penting untuk Memilih Vendor yang Tepat?
Sejatinya pemilihan vendor tidak sekedar urusan suplai bahan baku semata, namun juga harus mempertimbangkan banyak hal lain. Standar bahan baku yang diperlukan, baik dari segi kualitas dan kuantitas, harus menjadi poin yang masuk dalam pertimbangan tersebut.
Poin-poin di bawah ini bisa jadi hal yang Anda perhatikan, karena pada akhirnya vendor yang dipilih juga akan menjalankan beberapa fungsi yang penting dalam aktivitas perusahaan.
- Memastikan kualitas bahan baku, fungsi pertama dari pemilihan vendor yang tepat adalah bahwa pihak tersebut akan menjadi bagian dalam proses produksi, dan memastikan kualitas bahan baku yang digunakan
- Jumlah dan kapasitas bahan baku, tanpa adanya jaminan kemampuan vendor dalam memenuhi jumlah pesanan, maka fungsi pengendalian jumlah suplai bahan baku akan kacau. Akibatnya Anda harus mencari vendor lain untuk memenuhi kebutuhan Anda. Pekerjaan lain yang akan menyita waktu bukan?
- Mengontrol biaya produksi, karena harga bahan baku yang diberikan oleh vendor juga akan berpengaruh ke biaya produksi, harga jual produk, dan keuntungan yang didapatkan, maka hal ini tidak boleh dikesampingkan. Secara tidak langsung memilih vendor yang tepat juga berfungsi untuk mengontrol total biaya produksi dan menjaga margin harga penjualan produk
- Potensi kerja sama jangka panjang, memiliki partner bisnis jangka panjang dapat membawa banyak keuntungan bagi perusahaan. Namun demikian, hal ini tidak akan didapatkan jika vendor yang dipilih tidak dapat memenuhi harapan dan kontrak yang telah dibuat
Keempat alasan di atas menjadi hal yang mendasari perlunya strategi dan cara tepat dalam pemilihan vendor. Tidak main-main, fungsi-fungsi yang disebutkan tadi akan membawa pengaruh besar pada aktivitas perusahaan dan produk yang Anda hasilkan.
Maka Berikut Strategi dan Cara Pemilihan Vendor yang Ideal
Setidaknya ada 7 strategi dan cara pemilihan vendor yang dinilai ideal untuk digunakan. Memang tidak kemudian langsung diadaptasi penuh, namun poin berikut bisa menjadi acuan untuk perusahaan Anda ketika akan menentukan pemilihan vendor yang tepat untuk bisnis.
Nantinya strategi ini akan dapat disempurnakan dengan penyesuaian dengan kebutuhan bisnis yang Anda miliki, sehingga memberikan output optimal untuk pengadaan barang dan jasa yang Anda perlukan.
1. MilikI Standar yang Jelas
Tetapkan standar-standar yang jelas untuk vendor yang akan Anda gunakan. Kriteria yang jelas pada spesifikasi vendor harus Anda miliki, berikut dengan bahan baku atau produk yang dapat disediakan oleh vendor.
Pastikan standar ini disusun dengan cermat sesuai kebutuhan pengadaan barang dan jasa yang Anda miliki agar kandidat vendor yang disaring benar-benar sesuai harapan.
2. Reputasi Bisnis
Poin kedua dalam pemilihan vendor yang tepat adalah reputasi. Ingat, reputasi tidak didapatkan secara instan, namun melalui proses panjang dan banyak transaksi. Jadi ketika Anda mendapatkan rekomendasi vendor dengan reputasi yang baik, maka hal ini harus menjadi pertimbangan dan nilai plus.
3. Jangan Ragu Meminta Sampel
Contoh produk yang akan Anda minta untuk diadakan sebaiknya dapat diperoleh terlebih dahulu. Sampel produk ini akan menjadi salah satu poin penilaian yang baik, karena secara langsung dapat membantu Anda melihat kemampuan pengadaan dari sisi kualitas produk yang diperlukan.
Memang hal ini tidak 100% menjamin produk yang dikirimkan akan serupa dengan yang ditawarkan. Namun setidaknya dengan memastikan spesifikasinya sama dengan produk yang akan dijadikan bahan pengadaan, Anda memiliki penilaian yang lebih baik.
4. Metode Distribusi
Tidak sekedar fokus pada kualitas dan kapasitas pengadaannya saja, namun Anda juga wajib mempertimbangkan metode pengiriman yang digunakan. Treatment saat pengiriman, moda transportasi, kapasitas, dan perkiraan waktu, semua menjadi hal yang wajib dipertimbangkan.
Jangan ragu mengajukan pertanyaan detail seperti ini agar Anda memperoleh informasi yang jelas dan data yang lengkap sebagai bahan pertimbangan.
5. Jangan Lupa Soal Kontrak
Kontrak, perjanjian, atau berkas lain yang menjadi tanda legal kerja sama yang akan dilakukan harus dibuat dengan detail dan rinci berdasarkan kesepakatan dua pihak yang terlihat. Nah pada poin ini, pastikan terdapat tanda tangan yang valid atau bentuk persetujuan lain secara langsung, sebagai pengikat pengadaan yang akan dilakukan.
Hindari vendor atau pihak yang mementingkan proyek berjalan terlebih dahulu dan mengesampingkan berkas legal, karena membuka peluang terjadinya kecurangan.
6. Jajaki Potensi Kerja Sama Jangka Panjang
Jika memungkinkan jangan ragu untuk menjajaki potensi kerja sama jangka panjang. Alih-alih mencari vendor baru untuk pengadaan barang atau jasa sejenis, jika memang vendor ini terbukti dapat memenuhi ekspektasi dan memuaskan, ada baiknya kerja sama yang dijalin dibuat menjadi sebuah kerja sama jangka panjang.
