Bekerja untuk mencapai target tertentu, menjadi sebuah keharusan saat seseorang berada di suatu perusahaan. Pencapaian target ini berlaku secara umum berupa target perusahaan, dan secara individu, yakni dengan tolak ukur yang menggunakan KPI karyawan.
Memahami Apa Sebenarnya yang Dimaksud KPI
KPI karyawan atau key performance indicator adalah matriks yang sengaja dibuat untuk mengukur performa dan kinerja yang bersifat finansial atau non-finansial. Dalam organisasi bisnis atau perusahaan, KPT tidak hanya akan mengukur kerja karyawan saja, namun juga mampu menjadi acuan pengukuran kinerja perusahaan.
Matriks ini sendiri kemudian dapat melihat seberapa efektif perusahaan dalam mencapai tujuan jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan. Manajemen secara langsung akan memiliki tolak ukur yang jelas sehingga keputusan strategis yang akan dibuat menjadi lebih akurat.
Intinya, indikator ini dibuat berdasarkan pekerjaan masing-masing staf, departemen, dan perusahaan secara umum. Semakin dekat capaian setiap unit pada KPI yang ditetapkan, maka semakin baik. Cukup sederhana bukan?
Lalu Bagaimana Cara Membuatnya?
Cukup banyak cara yang bisa digunakan untuk membuat matriks ini. Namun demikian secara umum, terdapat metode yang disebut dengan SMART, atau kependekan dari specific, measurable, achievable, relevant, dan time phased.
Penjelasan mengenai kelimanya adalah sebagai berikut.
1. Pertama, Specific
KPI karyawan harus detail, fokus, dan spesifik, pada tujuan yang menjadi indikator dalam KPI ini. Misalnya secara sederhana, untuk bagian marketing satu unggahan atau iklan harus mendapatkan impresi sejumlah 200.000 views di titik minimal.
2. Kedua, Measurable
Yang dimaksud dengan measurable adalah terukur dengan baik, dari segi kualitas atau kuantitas. Target yang harus dicapai karyawan harus jelas ukurannya, sehingga bisa terlihat oleh karyawan dan bisa diusahakan untuk diraih. Misalnya saja, satu orang staf produksi harus menghasilkan setidaknya 1000 bungkus mie setiap hari.
3. Ketiga, Achievable
KPI karyawan memang dibuat agar karyawan dapat meningkatkan kinerjanya. Namun, hal yang harus diingat adalah bahwa target yang ditetapkan harus tetap masuk akal dan bisa tercapai, bukan target fiktif yang justru membuat karyawan bekerja dalam tingkat yang tidak masuk akal. Misalnya saja, ketika di periode keuangan lalu laba yang tercatat sebesar Rp100.000.000, maka tahun ini laba yang harus dicapai adalah Rp150.000.000. Meski mengalami peningkatan 50%, namun selama terdapat fasilitas yang dapat mengakomodasi hal tersebut, angka ini masuk akal. Tentu pada prakteknya diperlukan perhitungan yang melibatkan banyak faktor agar angkanya menjadi tepat
4. Keempat, Realistic
Target yang harus dicapai dan ditetapkan dalam KPI selanjutnya harus realistis dengan kondisi perusahaan. Sederhananya, bagaimana Anda akan melakukan penilaian jika sarana dan prasarana tidak mendukung? Misalnya Anda ingin melakukan penilaian pada kedisiplinan presensi, maka setidaknya Anda harus memiliki perangkat yang bisa mencatat presensi karyawan bukan?
5. Terakhir, Time Phased
Matriks penilaian juga wajib memiliki batas waktu yang ditetapkan, sehingga penilaian yang dilakukan menjadi relevan. Penilaian pendapatan atau penjualan dapat ditentukan dengan batas waktu setiap bulan, atau setiap tiga bulan, dan seterusnya tergantung dengan perhitungan yang telah dilakukan.
Penyusunan KPI karyawan wajib memenuhi kelima unsur di atas agar menjadi matriks yang jelas, terukur, dan dapat ditinjau dari waktu ke waktu. Nilai yang ada pada setiap penilaian menjadi suatu keharusan, agar perbandingan dapat dilakukan dari waktu ke waktu.
Sekilas Contoh KPI yang Bisa Menjadi Acuan
Tentu penyusunan KPI akan menjadi hal yang membutuhkan banyak pertimbangan dan variabel, agar dapat tersusun dengan baik. Sedikit ilustrasi berikut semoga bisa menjadi bahan yang berguna untuk membantu pertimbangan Anda dalam menyusunnya.
Berikut adalah ilustrasi KPI untuk bagian marketing yang bisa diberikan.
Tentukan KPI dengan Tepat, Bangun Strategi Talent Development yang Baik
Penyusunan KPI karyawan sendiri sebenarnya akan menjadi bagian besar dari strategi talent development di perusahaan Anda. Dengan ketersediaan matriks yang menjadi acuan, maka perusahaan dapat ‘mengejar’ karyawan untuk senantiasa berkembang sesuai dengan KPI yang ditentukan.
Tanpa adanya KPI yang relevan, maka kinerja yang diberikan karyawan akan sekedarnya saja, hanya untuk melaksanakan tanggung jawab harian yang dimilikinya. Namun ketika terdapat KPI, karyawan akan memiliki sesuatu untuk dikejar, tentu dengan ganjaran yang sesuai dengan targetnya. Cukup masuk akal bukan mengapa KPI diperlukan dalam penerapan strategi pengembangan karyawan ini?
